Регистрация изменений юридического адреса ООО

Содержание:

• Особенности юридического адреса: основные данные
• Основания для смены регистрации ООО
• Порядок регистрации нового юридического адреса ООО
• Итоги

Сменить юридический адрес компания может в любой момент. Это обычно связано с переездом – в другой район, город и даже в соседний офис. Это важно знать, так как в ЕГЛЮЛ адрес указывают вплоть до помещения, а значит важно зафиксировать даже эти изменения. Налоговую о смене места регистрации уведомлять обязательно. В нашей статье мы подробно рассмотрим порядок перерегистрации адреса юридического лица.

Особенности юридического адреса: основные данные

Юридический адрес – это место регистрации компании и ее фактического местоположения. Обычно по этому адресу располагается головной офис или место для размещения высшего руководства. Производство может находиться в другом месте. Юридический адрес необходим для регистрации ООО и учета в ЕГРЮЛ, постановки на учет в ФНС, а также оформления учредительных документов. Не менее важно реально получать корреспонденцию и другие документы.

Юрадрес всегда указывают в ЕГРЮЛ — едином государственном реестре юридических лиц. Важно, чтобы по этому адресу можно было найти руководство, например, генерального директора или менеджера. На этот адрес направляется вся корреспонденция – от государственных органов, клиентов, контрагентов, кредиторов. Письмо считается врученным, если оно отправлено по адресу регистрации фирмы.

Формально существует два способа регистрации – в офисное и жилое помещение. Под первым понимается любая нежилая невижимость, где созданы условия для работы офиса, под вторым – адрес прописки учредителя или директора. Ниже мы подробнее расскажем про каждый из этих вариантов.

Любой юридический адрес должен соответствовать требованиям:

• Помещение по адресу реально существует, имеет все конструктивные элементы и доступно для регистрации юридического лица
• По адресу можно найти офис компании, ее учредителя или гендиректора
• У предпринимателя есть документы на квартиру или офис, например, право собственности, прописка или гарантийное письмо
• Собственники дали письменные разрешения (за несовершеннолетних собственников согласие дают законные представители – родители или опекуны)
• По адресу не зарегистрировано большое количество компаний
• Порядок смены юридического адреса ООО

Что касается регистрации ООО в квартире, то это возможно в местах, где проживает и прописан генеральный директор или учредитель с общей долей более 50%. Здесь важно учитывать ряд ограничений. Например, в квартире нельзя размещать гостиницу или цех по производству. Важно, чтобы директор не находился в стоп-листе. Важно заранее оформить согласие всех собственников для регистрации адреса в качестве юридического. Для ФНС важно, чтобы квартира была жилой и по этому адресу можно было бы найти официального представителя фирмы. Квартира не должна иметь обременений, например, залога по ипотеке или ареста от ФССП. Такой метод подходит компаниям, которые могут работать без офиса. Это касается ООО, которые оказывают только выездные услуги. Здесь нужно учитывать, что корреспонденция будет присылаться домой, а сам адрес будет в открытом доступе для кредиторов и контрагентов. По этому адресу будет приходить налоговая проверка и судебные приставы.

Самый простой и понятный метод регистрации фирмы – в офисное здание. Это может быть купленное или арендованное помещение. Во втором случае важно иметь договор аренды и согласие собственника, которое оформляется гарантийным письмом. Такой способ регистрации актуален для компаний, которым необходим отдельный офис для работы. Это важно для размещения сотрудников и производства некоторой продукции.

ФНС с большой долей вероятности зарегистрирует такую компании. Также лишних вопросов не будет у контрагентов или клиентов. Домашний адрес не будет находиться в открытом доступе, а все проверки будут приходить на адрес компании.

Однако важно учитывать, что арендодатель может в любой момент изменить условия аренды. В этом случае есть риск смены адреса и внесения изменений в ЕГРЮЛ. По адресу не должно быть зарегистрировано несколько компаний. Чтобы избежать проблем, заранее проверьте адрес.

Еще один способ получить юридический адрес – арендовать его. Здесь нужно быть аккуратным и не арендовать массовый адрес. Также придется позаботиться о почтовом обслуживании, чтобы получить все необходимые письма.

В любое случае учредители должны учитывать следующие факторы:

• ФНС может не обнаружить компанию, когда придет проверять адрес
• Проверяющие могут отказать в регистрации, если на одном адресе уже есть другие компании
• На арендованном адресе могут затеряться важные письма

Если ФНС поймет, что по указанному адресу нет компании, то она может отказать в регистрации ООО. После этого у компании есть 30 дней на то, чтобы доказать обратное. Если ООО не сделает этого, компанию исключат из реестра.

Основания для смены регистрации ООО

Оснований для смены адреса регистрации может быть несколько:

• Переезд компании или офиса по причине расторжения договора аренды или покупки своего офиса.
• Реорганизация компания и, как следствие, смена юрадреса.
• Продажа доли учредителем, на квартире которого была зарегистрирована фирма. В этом случае необходимо находить новый юридический адрес.

Если компания поменяет помещение, то важно сменить юрадрес для регистрации соответствующих изменений в выписке ЕГРЮЛ. Для этого нужно выполнить следующие шаги:

• Оформить документ, где прописано решение об изменении адреса и внесении изменений в Устав, если оно планируется. Это будет решение одного собственника или решение, принятое на собрании собственников.
• Внести изменения в Устав. Это важно сделать, если в прошлой версии адрес был прописан полностью.
• Заполнить заявление по форме Р13014. В качестве причины указать пункт 1 или пункт 2.
• Оплатить госпошлину 800 рублей. Это делают только компании, которые вносят изменения в Устав. Если Вы переехали в пределах города, то пошлину уплачивают в ИФН по прежнему адресу.
• Отправить документы в ФНС.

Список документов будет следующий:

• Заявление по форме Р13014, заверенное у нотариуса. Если заявление подписывается ЭЦП, то заверение нотариуса не нужно.
• Протокол общего собрания или решение собственника, в котором официально зафиксирована смена адреса и изменения в Уставе организации, если они были.
• Новый Устав либо приложение к Уставу с перечислением изменений в двух экземплярах.
• Квитанция об оплате госпошлины.
• Документ на право пользования помещением, например, выписка из ЕГРН или договор аренды.

При смене города или населенного пункта важно также отправлять все документы по старому адресу. ФНС зарегистрирует все изменения и пришлет документы по электронной почте. Через 20 дней после получения уведомления важно направить еще один пакет документов и отправить его в ФНС по адресу новой регистрации. Только после этого придет выписка из ЕГРЮЛ с новыми данными.

Если первоначально провести регистрацию по адресу, где будет работать компания, то можно избежать потери времени и средств.

Ниже мы рассмотрим более подробно все этапы.

Порядок регистрации нового юридического адреса ООО

Этап №1. Выберете точный алгоритм регистрации перерегистрации ООО.

Важно, чтобы новый адрес был в границах места нахождения организации. Если компания меняет адрес в пределах одного города, то алгоритм будет самый простой. Если в пределах разных регионов, то действовать придется сложнее. Во втором случае процедура может растянуться на месяц.

Решение об изменении юридического адреса должно быть принято на собрании учредителей или единым учредителем. Важно понимать, нужно ли менять устав компании, а также совпадает ли новое место нахождения с домашним адресом участника или руководителя ООО.

Этап №2. Понять необходимость смены устава ООО.

Если фирма планирует переезд в рамках города, то в 90% случаев менять устав не нужно. Если компания работает по типовому уставу, то в нем адреса, поэтому устав можно не менять. Однако если в индивидуальном уставе прописан юридический адрес (чего официально можно не делать), то важно поменять устав, вписав в него новый адрес или вычеркнув полностью упоминание о любом адресе. При изменении устава необходимо составить лист изменений к существующей версии и указать на нем порядковый номер. Лист станет официальным приложением к учредительному документу. При оформлении нового устава важно написать на первой странице «новая редакция» и поставить дату утверждения на собрании или единолично.

Этап №3. Зафиксировать смену юрадреса.

Здесь может быть сразу несколько ситуаций.

Если компания переезжает в рамках одного населенного пункта, то сначала необходимо принять решение о переезде и зафиксировать его. Это касается собрания учредителей или решения единоличного собственника. Решение удостоверяют у нотариуса или другим способом, прописанном в уставе. Переезд может быть связан с желанием быть поближе или, наоборот, подальше от производства. В течение недели с принятия решения, нужно уведомить об этом свою налоговую. Если это не сделать вовремя, то директор может получить штраф в размере 5 тысяч рублей. Как заполнять заявление в разных случаях?

1. Если нужно менять устав. Для этого важно отправить в налоговую решение об изменении официального адреса компании, а также оригинал нового устава или лист с изменениями. Важно предоставить документы, подтверждающие права на помещение по новому адресу – договор аренды или выписку из ЕГРН. Просто гарантийное письмо не будет подтверждать права на помещение. Заявление о внесении нового адреса в ЕГРЮЛ по форме 13014 нужно заполнять особым образом. В пункте «причина представления заявления» на титульном листе выберите значение «1» и указать, как будет меняться устав. На листе «Б» в п. 2 важно указать новый адрес фирмы. Также нужно вписать информацию о заявителе в лист «П». Если документы подаются на бумажных носителях придется оплатить госпошлину — 800 рублей. Если отправить в электронном виде, то платить пошлину не нужно. Налоговая одобрит положительное решение, если все документы в порядке. Решение будет принято в течение пяти рабочих дней.
2. Если не нужно менять устав. Это чаще всего касается типовых уставов, которые не содержат юридический адрес. В этом случае в ближайшие семь дней ООО должно передать в ИФНС заявление по форме 13014. В пункте 2 на титульном листе указывается значение «2». На листе Б заполняем только пункт 2. Нужно также заполнить лист «П». ИФНС пришлет ответ в течение пяти рабочих дней.

Что делать, если новый юридический адрес компании в другом городе? В этом случае действовать придется в два этапа. Сначала важно подать в ФНС по прошлому месту регистрации решение о переезде и внесении изменений в устав. Заявление оформляется также, как в предыдущем пункте по поводу смены устава. После того, как старая ФНС изменит адрес компании в ЕГРЮЛ, важно выждать 20 дней и направить второй набор документов в ИФНС по новому месту нахождения. Важно как можно быстрее решить этот вопрос, несмотря на то, что законодательство ограничивает в сроках. Это связано с тем, что ООО несет ответственность за неполучение важных сообщений или отсутствие своего представителя по новому адресу. В ИФНС по новому адресу направляем:

• Решение учредителей о переезде и изменении устава
• Заявление по форме 13014
• Новую или скорректированную версия устава
• Документы, дающие права на помещения по новому адресу
• Квиток об оплате госпошлины, если направляете документы в бумажном виде

Если регистрация проходит по адресу учредителя, то можно сразу подавать документы в новую ИФНС по адресу. Это можно сделать по прописке генерального директора или учредителя, который имеет не менее 50% доли. Направлять уведомления в старую налоговую не надо, все документы нужно посылать сразу в ИФНС по адресу прописки директора или собственника. Сроки обращения — неделя со дня официального оформления решения о переезде. Пакет документов должен включать:

• Решение о смене адреса
• Заявление по форме 13014
• Скорректированный устав
• Документ об уплаченной госпошлине, если это необходимо

Этап №4. Узнать инспекцию для подачи отчетности.

Если ИФНС уже прислала выписку из ЕГРЮЛ о новом адресе компании, то подавать отчетность в старую налоговую не нужно. Платить все налоги, прочие платежи, а также отправлять отчетность нужно уже в ИФНС по новому адресу регистрации. Это актуально с даты появления в реестре нового адреса. После смены юрадреса нужно использовать КПП и ОКТМО от новой ФНС. Но в некоторых случаях старый ОКТМО необходимо использовать за отчет по прошлому периоду. Например, это касается случаев, когда в новую ФНС подается форма 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за период, относящийся к прежней ИФНС, указывайте ОКТМО по старому адресу и используйте новый КПП. ИНН у ООО не меняется.

Этап №5. Отразить новый адрес в документах и работе ООО.

После получения нового адреса его важно отразить в документации ООО. Если адрес упоминался в трудовых договорах, то важно подписать с работниками дополнительное соглашения о работе на новом месте. Что еще важно?

• Уведомить о смене юридического адреса банк и контрагентов без заключения новых договоров.
• Сменить ЭЦП при переезде в другой субъект РФ.
• Заново зарегистрировать ККТ. Это можно сделать очно в налоговой или удаленно, но не позднее чем на следующий день после регистрации нового адреса в ЕГРЮЛ.
• Поменять адрес в программе ЭДО и бухгалтерском ПО.
• Сменить печать, если на ней указан прежний адрес.
• В течение 10 дней перерегистрировать в ГИБДД автомобили организации.

Итоги

Закон обязывает организации в случае переезда менять юридический адрес, а именно подавать точные данные о новом адресе в ЕГРЮЛ. Процедура регистрации изменений будет отличаться в зависимости от того, куда переезжает компания и что у нее прописано в уставе. Если оформить переезд компании в другой населенный пункт нужно быстро, то можно оформить новый адрес по прописке директора — это ускорит процедуру. Если переезд в другой регион неизбежен, то нужно готовиться к более трудоемкой и длительной процедуре.