Проверки бизнеса в России: как часто проводятся, кто может прийти с проверкой и чем грозят компании

Содержание:

• Какие проверки проходят компании
• Плановые проверки: как часто проводят
• Когда возможны внеплановые проверки
• Налоговые проверки: особенности
• Что происходит во время проверки
• Какие нарушения выявляют чаще всего
• Какие последствия могут ждать компанию
• Как подготовиться к проверке
• Итоги

Для любого предпринимателя проверка со стороны государственных органов — источник стресса. Владельцы бизнеса опасаются внезапных визитов инспекторов, штрафов, приостановки деятельности. Но на практике далеко не каждая компания сталкивается с регулярными проверками, а их порядок в последние годы изменился.

В целом, частота проверок напрямую зависит от сферы деятельности компании и прошлых нарушений. В этой статье разберемся, какие проверки бывают, как часто их проводят и к каким последствиям готовиться предпринимателям.

Какие проверки проходят компании

Проверка — это мероприятие государственного контроля, которое направленно на оценку соблюдения обязательных требований законодательства. Проверять бизнес могут разные ведомства, каждое — в пределах своей компетенции. Наиболее распространены:

• налоговые проверки;
• проверки трудового законодательства;
• санитарно-эпидемиологический контроль;
• пожарный надзор;
• экологический контроль;
• проверки соблюдения требований по защите персональных данных;
• контроль в сфере лицензирования отдельных видов деятельности.

Кроме государственных органов, компанию могут проверять прокуратура, Социальный фонд России, таможенные органы и другие ведомства в зависимости от специфики бизнеса.

Помните, каждую проверку проводят по собственным правилам, на своих основаниях и в рамках определенных сроков.

Плановые проверки: как часто проводят

Их заранее включают в ежегодный план контрольного органа. Предприниматель может заранее узнать, включили ли его организацию в график. Частота зависит от категории риска объекта контроля.

Компании с чрезвычайно высоким уровнем риска проверяют значительно чаще. Организации с умеренным или низким уровнем риска могут не попадать в плановые проверки несколько лет подряд.

При составлении плана учитывают:

• вид деятельности;
• историю предыдущих нарушений;
• потенциальные последствия нарушений;
• наличие лицензий;
• степень опасности производственных процессов.

Если компания соблюдает требования законодательства и относится к низкому уровню риска, вероятность плановой проверки существенно снижается.

Когда возможны внеплановые проверки

Внеплановые проверки вызывают у бизнеса больше всего вопросов. Их не включают в ежегодный план и назначают при возникновении определенных обстоятельств. Основания:

• Жалобы от клиента или сотрудника
• Информация о причинении вреда здоровью или окружающей среде
• Истечение срока исполнения ранее выданного предписания
• Поручение Правительства РФ или Президента
• Требование прокуратуры
• Признаки серьезных нарушений в ходе профилактических мероприятий

Например, если сотрудники регулярно жалуются на невыплату заработной платы, трудовая инспекция может инициировать проверку работодателя.

Но далеко не каждая жалоба автоматически приводит к визиту инспекторов. Во многих случаях сначала анализируют информацию и оценивают, есть ли основания для проверки.

Налоговые проверки: особенности

Они вызывают не меньше вопросов. Но важно различать основные виды налогового контроля.

Камеральная проверка

Наиболее распространенная форма контроля. Проводится автоматически после подачи декларации. Другими словами, у нее нет фиксированной периодичности (например, раз в год): она автоматически начинается каждый раз, когда налогоплательщик представляет отчетность в ФНС. Это предусмотрено статьей 88 Налогового кодекса РФ.

Предпринимателю не нужно специально готовиться к визиту инспекторов — проверка проходит без выезда в офис компании. Во время камеральной проверки налоговая инспекция анализирует:

• правильность заполнения деклараций;
• соответствие сведений имеющимся данным;
• наличие ошибок;
• обоснованность применения льгот;
• правильность расчета налогов.

Если вопросов нет, предприниматель может даже не узнать, что проверка завершилась. Если инспекторы найдут нарушения, налоговики могут запросить пояснения или дополнительные документы.

Выездная налоговая проверка

Считаются наиболее серьезным мероприятием налогового контроля. Проводятся значительно реже и чаще назначаются после предварительного анализа деятельности компании. Налоговая служба оценивает много факторов:

• Налоговую нагрузку
• Уровень рентабельности
• Резкие изменения финансовых показателей
• Использование схем дробления бизнеса
• Сделки с сомнительными контрагентами
• Большое количество налоговых вычетов
• Значительные расхождения между декларациями

Чаще объектами выездных проверок становятся организации, деятельность которых вызывает вопросы у налоговых органов по совокупности признаков. Это может быть малый, средний, крупный бизнес и индивидуальные предприниматели.

Что происходит во время проверки

В зависимости от вида контроля инспекторы могут использовать разные методы проверки. Полномочия проверяющих зависят от целей конкретного контрольного мероприятия. Например, при налоговой проверке основной акцент делается на анализе финансовых и бухгалтерских документов, а при проверке соблюдения требований пожарной безопасности или санитарных норм инспекторы могут осматривать помещения и оборудование. В рамках полномочий проверяющие могут совершать следующие действия:

• изучать документы;
• запрашивать пояснения;
• осматривать помещения;
• проверять оборудование;
• проводить фото- и видеофиксацию;
• отбирать образцы продукции;
• опрашивать сотрудников;
• анализировать бухгалтерские и кадровые документы.

Проверяющие обязаны соблюдать установленную законом процедуру. Они не могут выходить за пределы своих полномочий или требовать документы, не относящиеся к предмету проверки.

Предприниматель вправе ознакомиться с документами проверки, давать пояснения, представлять дополнительные материалы и обжаловать действия инспекторов.

Какие нарушения выявляют чаще всего

На практике многие нарушения повторяются независимо от отрасли. Самые распространенные:

1. Ошибки в налоговом учете. Компания неверно рассчитала налоговую базу, неправильно применила налоговые льготы, ошибочно заявила вычет по НДС или не отразила часть доходов в отчетности.
2. Отсутствие первичных документов. Нет договоров, актов выполненных работ, товарных накладных, счетов-фактур или документов, подтверждающих фактическое оказание услуг и понесенные расходы.
3. Несвоевременная сдача отчетности. Это декларации по налогам, бухгалтерская отчетность, расчеты по страховым взносам или сведения о сотрудниках были представлены позже установленного законом срока.
4. Нарушения кассовой дисциплины. Организация не соблюдает лимит остатка наличных денег в кассе, неправильно оформляет кассовые документы, не выдает кассовые чеки покупателям или нарушает порядок работы с онлайн-кассой.
5. Выплаты зарплаты «в конвертах». Например, часть заработной платы выплачивается сотрудникам неофициально, без отражения в бухгалтерском учете и без уплаты НДФЛ и страховых взносов.
6. Нарушения требований охраны труда. Работодатель не обеспечивает сотрудников средствами индивидуальной защиты, не проводит специальную оценку условий труда или допускает работников к выполнению опасных работ без соблюдения обязательных требований.
7. Отсутствие обязательных инструктажей. Сотрудники не прошли вводный или повторный инструктаж по охране труда, отсутствуют журналы регистрации инструктажей или документы о прохождении обучения.
8. Несоблюдение санитарных требований. Предприятие общественного питания не соблюдает условия хранения продуктов, не проводит регулярную уборку помещений, сотрудники работают без медицинских книжек или нарушаются требования к производственным помещениям.
9. Ошибки в кадровом документообороте. Нет трудовых договоров или дополнительных соглашений, неправильно оформлены приказы о приеме и увольнении сотрудников, не ведут графики отпусков или табели учета рабочего времени.
10. Неправильное хранение персональных данных. Например, компания собирает персональные данные без согласия, не принимает меры по защите, передает информацию третьим лицам.

Иногда нарушения возникают не из-за умысла, а из-за недостаточного внутреннего контроля или несвоевременного обновления документов.

Какие последствия могут ждать компанию

Последствия зависят от характера нарушений. В простых случаях инспектор ограничится предписанием об устранении недостатков. Но возможны и более серьезные меры:

1. Штрафы. В рамках административной или налоговой ответственности. Размер зависит от конкретного состава нарушения. Для юридических лиц суммы могут составлять от нескольких тысяч рублей до нескольких миллионов, если речь идет о серьезных нарушениях законодательства.
2. Доначисление налогов. Если налоговая установит, что компания занизила налоговую базу или неправомерно воспользовалась льготами, предпринимателю могут доначислить налоги, пени и штрафы.
3. Приостановление деятельности. При грубых нарушениях санитарных, пожарных или иных обязательных требований суд может временно приостановить деятельность организации.
4. Отзыв лицензии. Если компания осуществляет лицензируемую деятельность, серьезные нарушения способны привести к приостановлению действия лицензии или ее аннулированию.
5. Репутационные риски. Даже если финансовые последствия оказываются незначительными, информация о нарушениях может негативно сказаться на репутации компании.

Как подготовиться к проверке

Полностью исключить вероятность проверки нельзя, но можно значительно снизить риски. Для этого:

• Регулярно проводите внутренний аудит документов.
• Своевременно сдавайте отчетность.
• Храните первичную документацию в полном объеме.
• Проверяйте кадровые документы.
• Соблюдайте требования охраны труда и пожарной безопасности.
• Контролируйте работу бухгалтерии.
• Проверяйте контрагентов перед заключением сделок.
• Своевременно устраняйте нарушения.

Хорошая практика — проводить внутренние проверки с привлечением юристов или аудиторов. Это поможет выявить слабые места до того, как ими заинтересуются государственные органы.

Итоги

Большинство добросовестных предпринимателей сталкиваются преимущественно с камеральными проверками или профилактическими мероприятиями. Однако это не означает, что к соблюдению законодательства можно относиться формально. Грамотно организованный бухгалтерский, кадровый и внутренний контроль позволяет не только успешно пройти любую проверку, но и снизить вероятность ее назначения в будущем. В конечном итоге соблюдение обязательных требований помогает бизнесу избежать штрафов, сохранить репутацию и сосредоточиться на развитии компании.