Проверка бухучета

Содержание:

• Когда необходима проверка бухучета
• Первый этап: подготовка
• Второй этап: доступ к бухгалтерской базе и экспресс-проверка
• Третий этап: получение справки о налогах и сборах
• Четвертый этап: проверка возможности махинаций с расчетным счетом
• Пятый этап: контроль операций по расчетному счету
• Шестой этап: проверка наличия кассовых ошибок
• Седьмой этап: проверка учета первичной документации
• Аудиторское заключение

Российские законы обязывают все компании, которые занимаются предпринимательской деятельностью, вести бухучет. Это требование касается также индивидуальных предпринимателей независимо от того, есть у них наемные сотрудники или нет. Бухгалтерский учет – неотъемлемая часть работы любой организации. По его состоянию можно определить, насколько успешен бизнес, а проверка бухучета позволяет отследить ошибки в хозяйственной деятельности. Таким образом, она влияет на эффективность деятельности всего предприятия. Без экспертизы легко пропустить серьезные риски и ошибки, чреватые штрафами или даже уголовной ответственностью.

Экспертиза ведения бухучета – добровольная процедура. Ее может инициировать руководитель или собственник бизнеса. Но пренебрегать независимой оценкой финансовых документов компании нельзя.

Проверку бухучета проводят профессиональные бухгалтеры и аудиторы. По ее итогам они составляют заключение, которое полно и объективно отражает состояние дел организации, указывает на недочеты и ошибки. Также эксперты предлагают способы и пути устранения выявленных недостатков, готовят рекомендации, как избежать проблем и забот в будущем.

При проверке бухучета аудиторы тщательно исследуют правильность и достоверность оформления первичной документации. Их также интересуют финансовые и налоговые отчеты, балансы и реестры фирмы. В поле их зрения попадают отчеты, которые компания подавала или собирается подать в контролирующие органы. Объем документации, которую проанализируют независимые специалисты, зависит от состояния дел предприятия.

Когда необходима проверка бухучета

• Руководители, собственники, ответственные специалисты компании сомневаются в правильности бухгалтерского учета.
• Собственники планируют продать бизнес или, наоборот, привлечь инвесторов, новых партнеров.
• За последний год значительно сократилась прибыль компании, бизнес переживает финансовые трудности.
• Предстоит проверка документации со стороны контролирующих органов.
• Один руководитель финансового отдела или главный бухгалтер увольняется, на их место берут нового специалиста.

В последнем случае экспертиза необходима, чтобы ввести в курс дела нового руководителя, а заодно получить представление, в каком состоянии бухучет на момент его вступления в должность. Также проверка поможет избежать ошибок, которые новый специалист мог бы повторить за своим предшественником, прежде чем успел бы достаточно глубоко вникнуть в суть дела.

Руководителям, собственникам бизнеса и финансовым специалистам полезно понимать, как аудитор будет проверять бухгалтерский учет предприятия, как проходит экспертиза и какие преимущества получает компания, которая инициирует независимый анализ учета. Итак, если вы заинтересованы в квалифицированной экспертизе, будьте готовы к тому, что аудитор последовательно выполнит целый ряд действий.

Первый этап: подготовка

Если вы приглашаете для экспертизы внешнего специалиста или даже организацию, сначала им нужно ознакомиться со спецификой вашей компании, изучить некоторые документы. После этого они разработают план проверки и предложат его вам. Если он вас устроит, можно заключить договор и довериться аудиторам. Но также вы можете попытаться проанализировать учет самостоятельно. Впрочем, если вы не профессиональный аудитор, качество проверки будет уступать независимой экспертизе.

Второй этап: доступ к бухгалтерской базе и экспресс-проверка

Большинство компаний для бухучета используют программу «1С: Бухгалтерия». Специалисту, который возьмет на себя экспертизу, потребуется доступ к базе. Через нее он сначала сделает экспресс-анализ учета. Программа позволяет выполнить его автоматически, в нее заложена подобная опция.

Вы можете сделать это и самостоятельно. Для этого найдите в 1С опцию «экспресс-проверка», уточните период отчета и запустите тест. Если программа обнаружит ошибки, она отобразит информацию о них на экране. Это самый простой способ убедиться, что в расчеты не закрались грубые ошибки, чреватые штрафами и другими санкциями со стороны контролирующих органов.

Третий этап: получение справки о налогах и сборах

Если в базе ошибок не обнаружено, можно переходить к следующему этапу: запросу справок по налогам и сборам через электронные сервисы по сдаче отчетности. Обычно к этому способу контроля прибегают руководители, но иногда к нему обращаются и внешние аналитики. Как правило, в справках их больше всего интересует информация о налогах, пенях и штрафах. Если все в порядке, то долгов у фирмы не будет, как и начисленных штрафов.

Четвертый этап: проверка возможности махинаций с расчетным счетом

Недобросовестный бухгалтер может создать серьезные проблемы с расчетным счетом компании. При самом плохом развитии событий это будет кража денег через подставные компании, обналичивание средств для третьих лиц, незаконное кредитование. Обнаружить подобные махинации можно только одним путем: через проверку банковских выписок. Какие данные в выписках привлекут внимание аудиторов:

• Неизвестный контрагент перечисляет крупные суммы, которые быстро обналичиваются. Это один из наиболее явных признаков, что через расчетный счет фирмы отмывают деньги, а это грозит компании уголовным делом.
• Есть платежи в адрес незнакомых организаций или физических лиц с размытым основанием. Это могут быть даже небольшие суммы, но так зачастую маскируют кражу денег компании.
• Ошибочные переводы сторонним организациям, которые через некоторое время возвращаются на счет. Как правило, именно так выглядит незаконное скрытое кредитование третьих лиц, за которое бухгалтерия компании может получать вознаграждение.

Пятый этап: контроль операций по расчетному счету

Аудиторы рекомендуют руководству ежедневно просматривать банковские выписки за предыдущий день. Только так можно контролировать состояние расчетного счета, не опасаясь махинаций. Как правило, когда руководство лично контролирует выписки, возможностей для злоупотреблений у финансового отдела не возникает. Сами независимые эксперты обязательно проверяют входящие и исходящие платежи. При возникновении сомнений они делают запрос в бухгалтерию.

Шестой этап: проверка наличия кассовых ошибок

Для этого эксперты проверяют кассовую книгу. Руководители также могут ознакомиться с этим документом, чтобы проверить, сколько денег было в начале дня и сколько осталось в конце. Золотое правило звучит так: «минуса в кассе быть не должно». Исключения из этого правила не предусмотрены. Обратите внимание, что при обнаружении излишков в кассе налоговая служба может изъять их в доход государства, поэтому небрежный подход к ведению кассы чреват крупными финансовыми потерями для бизнеса.

Чтобы эффективно контролировать кассу, руководителю полезно знать признаки наиболее распространенных нарушений:

1. В кассовой книге полностью или частично отсутствуют записи.
2. Бухгалтер не применяет контрольно-кассовую технику или допускает нарушения при работе с ней.
3. Новые правила работы с контрольно-кассовыми машинами позволяют налоговикам отследить в режиме онлайн любые операции по кассовому аппарату и быстро обнаружить нарушения.
4. Превышен кассовый лимит. Сумма денег, которая может оставаться на конец дня в кассе предприятия, рассчитывается по специальной формуле ЦБ РФ и зависит от выручки и вида деятельности компании. Если в конце дня сумма в кассе превышает максимальный размер кассового лимита, то это считается нарушением порядка работы с кассой и денежной наличностью (ст. 15.1 КоАП РФ).
5. Собственник вносит личные деньги в кассу компании, не оформляя при этом договор займа.
6. Во многих организациях собственники бизнеса покрывают кассовые разрывы за счет собственных средств. В таких случаях бухгалтеры иногда пренебрегают составлением договоров займа: при проверке кассовой дисциплины это тоже классифицируют как нарушение порядка работы с кассой и денежной наличностью.

Седьмой этап: проверка учета первичной документации

Первичные документы – едва ли не самая важная часть бухгалтерской отчетности. Именно их аудиторы проверяют в первую очередь, поскольку это документация, которая подтверждает хозяйственные операции фирмы. Если в первичной документации есть ошибки, ее не принимают к учету. Причем во время проверки специалистов интересует как формальная, так и содержательная сторона. То есть аудиторы контролируют правильность оформления бумаг и их содержание.

Какие недостатки руководство может отследить самостоятельно:

• не хватает подписей и печатей;
• заполнены не все поля документов, есть исправления;
• оригиналы отсутствуют или заменены копиями;
• документы хранятся в папках или коробках, а не упорядоченных реестрах.

Аудиторское заключение

Проверка бухучета завершается составлением заключения. Этот документ объективно и полно описывает состояние дел компании, в нем специалист указывает на выявленные ошибки и неточности, а заодно поясняет, как их устранить. Заключение независимого эксперта – это официальный документ, который подтверждает состояние учета для руководителей, партнеров, инвесторов, а порой и для контролирующих органов. Но иногда компании проводят внутреннюю проверку без привлечения сторонних специалистов. Это допустимо, когда экспертиза призвана решить внутренние проблемы фирмы, и ее результаты не затронут государственные органы, другие организации или третьих лиц.