Электронная подпись для международных организаций: что изменится

В законодательстве устанавливается специальный порядок использования электронной подписи международными и межправительственными организациями, а также их филиалами и представительствами, работающими на территории России. Поправки должны устранить существовавшую ранее неопределенность в вопросе оформления сертификатов электронной подписи для таких организаций и определить правила подтверждения полномочий лиц, которые действуют от их имени.

Новые положения предусматривают возможность выдачи международным организациям, их филиалам и представительствам сертификатов ключей проверки электронной подписи и квалифицированных сертификатов по российским правилам. Одновременно устанавливаются требования к сведениям, которые должны содержаться в таких сертификатах, а также порядок идентификации заявителей.

Основные изменения

Основные изменения связаны сразу с несколькими направлениями электронного взаимодействия международных организаций с российскими государственными и муниципальными системами:

• появляется специальный порядок оформления сертификатов электронной подписи для международных организаций;
• аналогичные правила устанавливаются для их филиалов и представительств;
• определяется, какие сведения должны указываться в сертификате;
• закрепляется связь сертификата с конкретным представителем организации;
• устанавливается порядок прекращения действия квалифицированного сертификата при утрате представителем своих полномочий;
• вводится единый формат машиночитаемой доверенности;
• предусматривается возможность дистанционной идентификации лиц, обращающихся за квалифицированным сертификатом.

Таким образом, изменения затрагивают не только техническую сторону использования электронной подписи, но и вопросы подтверждения полномочий представителей международных организаций.

Кто сможет получить сертификат

Для международной или межправительственной организации в сертификате наряду с ее наименованием может указываться физическое лицо, которое имеет право действовать от ее имени без доверенности. Речь идет о лице, чьи полномочия непосредственно следуют из документов, регулирующих создание и деятельность соответствующей организации.

Для филиала или представительства применяется несколько иной подход. В этом случае в качестве уполномоченного лица выступает руководитель подразделения, который действует на основании доверенности, выданной головной организацией.

Аналогичные требования устанавливаются и для квалифицированных сертификатов. Это означает, что электронная подпись будет связана не только с конкретной организацией, но и с полномочиями лица, которое использует ее при электронном взаимодействии.

В практическом плане организации потребуется заранее определить:

• кто вправе действовать от имени международной организации без доверенности;
• кто является руководителем российского филиала или представительства;
• на основании какого документа подтверждаются полномочия руководителя;
• какие лица будут непосредственно использовать квалифицированные сертификаты;
• каким образом будет контролироваться изменение или прекращение полномочий таких лиц.

Что произойдет при смене представителя

Отдельное внимание уделено ситуации, когда физическое лицо перестает обладать полномочиями действовать от имени международной организации, филиала или представительства. В таком случае действие его квалифицированного сертификата прекращается в установленном порядке.

Это позволяет избежать ситуации, при которой сотрудник или руководитель, уже прекративший работу с организацией, продолжает использовать ранее полученную электронную подпись.

Для бизнеса это означает необходимость увязать кадровые и корпоративные процедуры с контролем электронных подписей. При смене руководителя филиала или представительства необходимо будет не только оформить новые документы о полномочиях, но и обеспечить прекращение действия сертификата прежнего руководителя.

В частности, при изменении представителя важно:

• зафиксировать дату прекращения его полномочий;
• прекратить действие соответствующего квалифицированного сертификата;
• оформить сертификат на нового уполномоченного представителя;
• проверить доступ бывшего представителя к информационным системам;
• при необходимости заменить или переоформить машиночитаемые доверенности.

Такой порядок снижает риск использования электронной подписи лицом, которое уже не вправе совершать действия от имени организации.

Единая машиночитаемая доверенность

Еще одно направление изменений связано с машиночитаемыми доверенностями. Предусматривается единая форма МЧД, которая будет формироваться и размещаться уполномоченным федеральным органом на портале государственных услуг.

Одновременно устанавливается требование к дополнительным формам доверенностей, которые могут использовать операторы государственных и муниципальных информационных систем. Они должны соответствовать единым установленным требованиям.

Для международных организаций это должно упростить взаимодействие с различными государственными системами. Сейчас при электронном документообороте существенное значение имеет корректность оформления полномочий конкретного сотрудника, поэтому унификация формата МЧД позволит сократить количество технических и организационных проблем.

На практике МЧД используется для подтверждения того, что конкретный сотрудник имеет право совершать от имени организации определенные действия в информационной системе. Поэтому организациям важно будет обеспечить соответствие доверенности фактическому объему полномочий представителя.

Как будет подтверждаться личность заявителя

Отдельные правила предусмотрены для лиц, которые обращаются в удостоверяющий центр за получением квалифицированного сертификата. Они распространяются как на граждан России, так и на иностранных граждан, лиц без гражданства и индивидуальных предпринимателей, действующих от имени международной организации, филиала или представительства.

Идентификация может проводиться как при личном присутствии заявителя, так и без его личного присутствия. При дистанционном варианте используются сведения из государственных систем идентификации и аутентификации и предусмотренные законом сведения из Единой биометрической системы.

В результате иностранному представителю международной организации не во всех случаях потребуется лично посещать удостоверяющий центр для подтверждения своей личности. Это особенно актуально для организаций, которые работают в России через филиалы и представительства и регулярно используют электронный документооборот.

Что важно проверить организациям

Для международных организаций, уже работающих в России, основной практический вопрос будет связан с приведением существующих процедур электронной подписи в соответствие с новым порядком. В первую очередь необходимо определить, какие сотрудники используют квалифицированные сертификаты и на каком основании они действуют от имени организации.

При этом стоит отдельно проверить филиалы и представительства, поскольку их руководители действуют на основании доверенностей головной организации, а прекращение таких полномочий напрямую связано с прекращением действия квалифицированного сертификата.

В рамках подготовки можно проверить:

• перечень действующих квалифицированных сертификатов;
• полномочия каждого лица, на которое оформлен сертификат;
• документы, подтверждающие право представителя действовать от имени организации;
• доверенности руководителей филиалов и представительств;
• используемые машиночитаемые доверенности;
• порядок уведомления удостоверяющего центра об изменении полномочий;
• доступ бывших сотрудников и руководителей к электронным системам;
• порядок оформления сертификатов новым представителям.

Новые правила фактически связывают электронную подпись международной организации с конкретным лицом и его действующими полномочиями. Это позволяет одновременно решить две задачи: обеспечить возможность полноценного электронного взаимодействия международных организаций с российскими системами и снизить риск использования электронной подписи бывшими представителями.

Отдельное значение имеет унификация машиночитаемых доверенностей и возможность дистанционной идентификации. Для международных организаций и их российских подразделений это должно сделать процедуру оформления электронной подписи более понятной и сократить количество ситуаций, когда документы или полномочия не соответствуют требованиям конкретной информационной системы.

В целом изменения формируют единый порядок работы с электронной подписью для международных организаций, их филиалов и представительств. Для самих организаций наиболее важными становятся контроль полномочий представителей, своевременное прекращение действия сертификатов при их утрате и корректное оформление машиночитаемых доверенностей.