Проверка документации бухгалтерского учета

Содержание:

• Виды контроля первичной документации
• Этапы проверки документации бухгалтерского учета
• Как исправить ошибки в первичных документах

Проверка документации бухгалтерского учета – важная процедура, направленная на предотвращение ошибок. Неточности и погрешности в бумагах возникают по разным причинам: из-за небрежности, недостаточной квалификации персонала, переутомления работников, неисправности компьютеров.

Выявить ошибки можно при подсчете итогов и при разнесении документов по регистрам. Поэтому все первичные документы, поступающие в финансовый отдел, проходят обязательную проверку документации бухгалтерского учета. Специалисты оценивают формы и содержание бумаг. В первом случае сверяют, правильно ли заполнены реквизиты, есть ли подписи, соблюдены ли другие формальные требования.

Типичные формальные ошибки:

• отсутствие обязательных реквизитов;
• подчистки и помарки, нарушение правил исправления ошибок;
• отсутствие прочерков в свободных строках;
• исправления в кассовых бумагах;
• записи простым карандашом.

Чаще всего специалисты, которые проводят проверку документации бухгалтерского учета по формальным признакам, сталкиваются с попыткой внести исправления в кассовый ордер, чего делать категорически нельзя. Также при заполнении кассовых ордеров на выдачу финансов часто забывают про подписи получателей. В таких случаях выданную сумму следует считать недостачей и взыскивать с кассира. Сталкиваются контролеры и с подписанием документов неуполномоченными лицами, что лишает документы юридической силы.

Проверка документации бухгалтерского учета по содержанию – более трудоемкая процедура, поскольку требует анализа расчетов, хозяйственных операций, логических увязок показателей.

Виды контроля первичной документации

Первичные документы содержат информацию о финансово-хозяйственной деятельности компании. Это важный массив данных, поэтому он последовательно проходит три вида контроля:

• Предварительный: это проверка непосредственно при подписании бумаг.
• Текущий: контроль, который должны провести при выполнении хозяйственной операции.
• Последующий: ревизии, аудит, счетная проверка – все, что выполняется постфактум.

Этапы проверки документации бухгалтерского учета

Контроль первичной документации проходит в 3 этапа. На первой стадии – проверка по существу. Она подразумевает, что специалисты определят законность хозяйственных операций, их целесообразность, сверят отдельные показатели документа с документами-основаниями (например, c договорами).

Документы, противоречащие законодательству и порядку приемки, к учету не принимаются. Их передают главному бухгалтеру для принятия решения. Он должен известить о нарушении руководство. Однако на практике между руководителем и главным бухгалтером часто возникают разногласия по поводу той или иной операции. В таких случаях можно принять документы к исполнению, но только с письменного распоряжения руководителя. Он будет нести ответственность за последствия спорных операций и включение информации в учет.

Второй этап – это формальная проверка документов. Специалисты оценивают бланки, реквизиты, правильность заполнения. 

Третий и заключительный этап – наиболее трудоемкий, он требует проведения нескольких отдельных операций:

• Сортировка документации по экономическим данным. Эта процедура помогает отследить движение имущества в течение отчетного периода, а также определить обязательства компании.
• Арифметическая проверка. Она заключается в пересчете показателей, анализе итогов, стоимость и количества активов.
• Таксировка. Под этой процедурой понимают пересчет труда и ресурсов в финансовый эквивалент. Расчеты выполняют в документах, умножая количество трудовых часов и ресурсов на цену одной единицы.
• Контировка. Так принято называть отметки счетов по хозяйственным операциям, связанным с документом, который проверяют.

Чтобы не возникало путаницы, прошедшие проверку документы, помечают. Если их обрабатывали вручную, ставят дату записи в учетный регистр. Когда документы обрабатываются с помощью компьютера, на документ ставится оттиск штампа контролера, который несет ответственность за корректность проверки.

Как исправить ошибки в первичных документах

Исправление неточности непосредственно в первичных документах является грубым нарушением. Поэтому, если какой-то документ оформлен неверно, его придется заполнить заново. Но важно это сделать до того, как он найдет отражение в бухучете. Если же речь идет о кассовых (приходные и расходные кассовые ордера) и банковских документах (платежные и инкассовые поручения, платежные требования и платежные ордера), закон вовсе запрещает вносить в них изменения. Наличие помарок, подчисток в ордерах также является грубым нарушением, которое может обернуться серьезными последствиями для компании и ответственных лиц.

Во все остальные документы, кроме кассовых и банковских, исправления вносятся только через корректировку. Что это означает? Вы зачеркиваете одной чертой неправильную информацию, надписываете верные сведения сверху. После этого помечаете бумагу грифом «исправленному верить» и заверяете подписью, печать. Опять же, важно, чтобы под документом с исправлениями стояла подпись уполномоченного лица, иначе бумаги не пройдут формальную проверку.

После анализа все бухгалтерские операции регистрируют в соответствии с актуальными требованиями учета. В регистре документацию группируют по однородным признакам.

Специалисты компании VALEN проведут квалифицированную проверку документации бухгалтерского учета, расскажут о подробностях и вариантах учета. Мы сотрудничаем с крупным и малым бизнесом, российскими предприятиями и зарубежными компаниями, имеющими представительства в России. Наши специалисты помогут упорядочить документооборот, они предотвратят претензии к бизнесу со стороны контролирующих органов.

Чтобы проконсультироваться или заказать услугу, свяжитесь с нами через сайт или по телефону: +7 (495) 7-888-096. Мы также будем рады встретиться с вами в нашем офисе в Москве.