Компании начнут использовать доверенности в цифровом формате с 2023 года

Машиночитаемая доверенность — нововведение в законе, которое начали применять с 2023 года, пока что в тестовом режиме. Такая доверенность позволит взаимодействовать с электронным документооборотом и электронной подписью не только руководителям компаний и ИП, но и другим сотрудникам.

Данная доверенность может существовать только в цифровом формате. Электронную доверенность в отличие от машиночитаемой готовят в бумажном виде, а далее переводят в цифровую форму.

Определение машиночитаемой доверенности закреплено в Законе об электронной подписи. Данный документ называют документом о полномочиях. Машиночитаемая доверенность изготавливается в формате XML и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.

Уже сейчас машиночитаемые доверенности применяются для взаимодействия с такими государственными органами и коммерческими организациями как:

— Федеральное казначейство;

— Федеральная таможенная служба;

— Росалкогольрегулирование;

— Росстат;

— Почта России;

— Банк Росии;

— Банк ВТБ и другие банки.

Данный инструмент появился в 2023 году и государственные сервисы пока могут быть еще не адаптированы к ее использованию. Доверенность можно использовать в формате PDF на государственных услугах и в налоговой, пока не была запущена функция для приема машиночитаемых доверенностей.

До 31 августа 2023 года юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям дается переходный период для оформления машиночитаемых доверенностей. С 1 сентября 2023 года машиночитаемые доверенности станут обязательными, поскольку квалифицированные сертификаты ЭЦП без таких доверенностей принимать не будут.

Как подготовить машиночитаемую доверенность

Перед оформлением доверенности представителю, на которого оформляется доверенность, нужно получить электронную подпись физического лица. Выдачей электронных подписей занимаются аккредитованные центры, список которых предоставил Минкомсвязи.

Далее необходимо оформить саму доверенность. Для этого надо создать документ и указать в нем:

— Сведения о доверителе:

• Для ИП: ФИО, СНИЛ, ОГРНИП, ИНН;
• Для российских компаний: наименование, адрес, ИНН, КПП, ОГРН, ФИО и СНИЛ руководителя;
• Для зарубежных компаний: наименование, адрес (где она зарегистрирована), регистрационный номер, данные о руководителе – фамилия, имя, отчество (при наличии)

— Сведения о представителе:

• ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта, дата выдачи, название и код органа выдавшего паспорт, СНИЛС, ИНН.

— Дата подписания доверенности;

— Срок действия доверенности (если он устанавливается);

— Полномочия представителя;

— Указать идентификатор полномочий согласно перечню на Госуслугах;

— Сведения об информационной системе, предоставляющей информацию о досрочном прекращении действия доверенности;

— Номер доверенности;

— Электронная подпись доверителя;

— Право передоверия при необходимости.

Машиночитаемая доверенность подписывается ЭЦП доверителя. После создания и подписания доверенности представитель сможет взаимодействовать с государственными органами. При подаче документов в госорганы нужно приложить файл доверенности в формате XML и УКЭП доверителя.