Что делать с документами после истечения сроков хранения?

Июл, 05 2017

По срокам хранения документы в делопроизводстве подразделяются на: — временные (до 10 лет включительно)К таким документам относятся, в частности, счета-фактуры, договоры банковского счета, аудиторские заключения, и др.; — временные (свыше 10 лет)Например, личные карточки работников, ведомости на выдачу дивидендов, счета работников, и др.; — постоянного срока храненияВ частности, годовая бухгалтерская отчетность, бухгалтерская отчетность по МСФО, свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, и др. Документы со сроком хранения свыше 10 лет, в том числе по личному составу, должны передаваться в архив компании – не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Документы, имеющие срок хранения до 10 лет, после его истечения в архив не передаются, но подлежат уничтожению. При этом просто порвать и выбросить документы не получится. Для уничтожения документов предусмотрен особый порядок, нарушение которого чревато штрафами для руководителя компании. Уничтожение документов происходит в несколько этапов: 1.Выделение документов к уничтожениюВыделение документов к уничтожению – задача структурных подразделений. Выделение к уничтожению – это результат экспертизы ценности документов, проводимой в конце года. Согласование актов о выделении документов к уничтожениюАкты утверждаются руководителем компании после согласования описей документов. Составление акта о выделении документов к уничтожениюКак правило, составляется один акт на все документы компании, подлежащие уничтожению. Уничтожение документовОтобранные к уничтожению документы передаются на утилизацию в организации, принимающие на переработку вторсырье.

Автор статьи

Что делать с документами после истечения сроков хранения?
Валентина Хлавич
Управляющий Партнер

Задать вопрос