Менеджер бизнес-процессов: роль специалиста в работе и оптимизации процессов в компании

Содержание:

• Бизнес-процессы и их виды
• Важность бизнес-процессов
• Задачи менеджера по бизнес-решениям
• Навыки и знания, которым должен обладать менеджер бизнес-процессов
• В каких компаниях может работать менеджер бизнес-процессов?

Менеджер бизнес-процессов – это специалист компании, который занимается анализом и разработкой методов для совершенствования внутренних процессов организации. Перечень его обязанностей включает изучение и моделирование системы процессов на предприятии, рационализация или оптимизация путем определения баланса между производительностью и затратами.  

Отметим, что предпринимательство в России все чаще интегрируется в систему крупных международных компаний через внедрение в успешные практики. Еще более 10 лет назад обязанности менеджера выполняли руководители и управляющие, которые опирались на реальную практику.

В этой статье мы подробно рассмотрим роль менеджера бизнес-процессов для современного предприятия.

Бизнес-процессы и их виды

Бизнес состоит из механизма, который помогает организациям работать и нормально функционировать. Этот механизм и можно назвать бизнес-процессом – непрерывные процессы внутри организации, которые приводят к определенному результату. Речь прежде всего идет о выгоде компании.  

В 2018 году в РФ разработали и утвердили стандарт для менеджера бизнес-процессов. Мировая практика знает несколько известных стандартов, которые применимы во многих сферах. Эти модели имеют четкий алгоритм функционирования.

Виды алгоритмов бизнес-процессов:  

• Управляющий – охватывает управленческую деятельность организации
• Ключевой – этапы, которые проходит продукт или услуга от создания до полной готовности для потенциальных покупателей
• Поддерживающий – обеспечивает важными ресурсами для полноценной и бесперебойной деятельности организации

Мировые стандарты содержат сопроводительную документацию и имеют инструкции, без которых они плохо функционируют. Чем больше этапов и шире структура деятельности, тем подробнее и информативнее должна быть информация.

Важность бизнес-процессов

Важность эффективности бизнес-процессов играет огромную роль в современных организациях любого масштаба. Именно эффективность становится индикатором рабочей эффективности и основным свидетельством большого успеха компании. Без нормальной оптимизации процессов возникает риск потерять конкурентные преимущества и столкнуться с потерями. С какими еще проблемами может столкнуться бизнес без эффективного управления процессами?

• Повышенное потребление ресурсов
• Негативный обратный отзыв от клиентов
• Падение уровня производительности с нарушением сроков
• Повторение задач
• Появление «серых» участков процессов
• Утраченный интерес сотрудников и пропуск потенциальных бизнес-шансов

Однако, когда бизнес-процессы в компании налажены должным образом, организация замечает значительные преимущества. Это позволяет ей держать планку впереди конкурентов, занимать доминирующие позиции в своей области деятельности и увеличивать прибыльную долю. На этом пути эффективность бизнес-процессов играет критическую роль.

Задачи менеджера по бизнес-решениям 

Такой специалист занимается всеми работами по эффективности бизнес-процессов, начиная от анализа существующих бизнес-процессов и заканчивая презентацией результатов оптимизации. Если говорить конкретно, то менеджер занимается следующими видами деятельности:

• Делает обзоры текущей бизнес-структуры и раскрывает пространство для улучшения эффективности и повышении прибыли.
• Прорабатывает и представляет предложения с целью совершенствования бизнес-процессов. Это включает в себя создание обновленной стратегии работы или корректировку существующей. По окончании он составляет техническую документацию и направляет ее разработчикам.
• Информирует о нововведениях рабочий состав и проводит тестирование процесса на выбранной группе сотрудников. После успешного тестирования он создает отчет для высшего руководства и согласовывает следующие шаги.
• Обучение сотрудников и распределение обязанностей в рамках новой модели. Менеджер контролирует выполнение поставленных задач и координирует работу сотрудников, следуя обновленному алгоритму.
• Менеджер организует презентацию итогов улучшения бизнес-процессов с последующими рекомендациями для дальнейшей работы. Это завершает его роль в оптимизации бизнес-процессов.

Если говорить кратко, специалист:

• Анализирует действующий бизнес-процесс
• Разрабатывает предложения по совершенствованию
• Создает техническую документацию
• Информирует сотрудников и обновляет их должностную инструкцию
• Составляет отчеты
• Обучает и распределяет роли
• Проводит мониторинг и координирует макропроцессы
• Проводит презентацию результатов

Навыки и знания, которым должен обладать менеджер бизнес-процессов

От менеджера бизнес-процессов требуется иметь соответствующие компетенции. Также желательно балансировать между креативностью и строгостью процессов. Конкретные навыки могут быть отличными и зависеть от специфических потребностей бизнеса и отрасли. Имеется несколько обязательных умений, которые должен освоить каждый специалист.

К ключевым профессиональным навыкам, которым должен опубликовать специалист, можно отнести:

• Знание основ и методик аудита. Это касается глубокого понимания и внедрения методов аудита для обеспечения соответствия бизнес-процессов стандартам.
• Знание основ управления бизнес-процессами. Это касается умения анализировать, моделировать, описывать и оптимизировать бизнес-процессы для обеспечения их эффективности.
• Обладание грамотности. Важно уверенно владеть базовыми компьютерными навыками и программами моделирования.
• Уметь работать с проектным управлением. Это касается опыта участия в связанных с оптимизацией проектах и разработки соответствующих нормативных документов.
• Знать основы управления рисками и уметь применять эти знания на практике. Важно иметь способность прогнозировать, оценивать и управлять потенциальными рисками в бизнес-процессах.
• Основы финансовой грамотности – это навыки работы с бюджетом и финансовыми показателями, понимание значимости их в контексте бизнес-процессов.

Немаловажно обладать набором персональных качеств, среди которых:

• Аналитическое мышление – способность к анализу и обработке большого количества информации.
• Системное мышление – умение смотреть на вещи глобально, понимать взаимосвязи и последствия.
• Исследовательский подход – интерес к изучению нового и стремление к постоянному освоению новых знаний и навыков.
• Социальные навыки – умение эффективно общаться, выражать свои мысли и идеи понятно, проводить переговоры и достигать консенсуса.
• Проактивная позиция – готовность принимать инициативу, быть лидером и предлагать новые идеи.
• Целеустремленность – способность устанавливать и стремиться достичь целей, даже в условиях препятствий.
• Стрессоустойчивость – способность сохранять высокую работоспособность даже в периоды высокого давления и стресса.

В каких компаниях может работать менеджер бизнес-процессов?

Любая компания имеет процессы, требующие анализа и управления. Во многом поэтому специалист востребован в фирмах любого масштаба, а также работающих в любых отраслях – на промышленных предприятиях, в банковской сфере, в юридической компании и других сферах. Чаще всего специалист входит в штат предприятия. В отдельных случаях специалист может работать на аутсорсинге и помогать одновременно нескольким компаниям.

Наиболее востребованной вакансия становится в крупных компаниях – корпорациях и холдингах. При этом спрос на менеджеров растет у всех категорий работодателей. Это связано с большим количеством проектов по направлениям импортозамещения и цифровизации экономики.

Получить профессию «менеджер бизнес-процессов» в университете нельзя. Дело в том, что соответствующая образовательная программа не разработана ни в одном из вузов. Однако стать таким специалистом можно на базе другого образования, например, по специальности «Экономика», «Юриспруденция», «Информатика», «Менеджмент». Соискатель может получить дополнительное образование на семинарах или тренингах, а также прокачать свои скиллы на основании трудового опыта. Также важно понимать, что менеджер бизнес-решений – это набор внутренних качеств, амбиций и аналитических способностей, которые позволяют работнику посмотреть сверху на процессы фирмы. Таким образом, стать менеджером-бизнес решений может специалист из многих отраслей. Изначально он может быть принят на работу в качестве линейного сотрудника. Однако со временем профессионал дорастает до позиции, на которых он сможет и захочет повлиять на развитие и эффективность компании. На этом этапе специалист дополняет свои навыки специальными знаниями в процессном управлении. Такие менеджеры отличаются мощной осознанностью, и их компетенций полностью хватает на обеспечение системных процессов.

Существуют специализированные разработанные курсы, которые могут включать такие программы:

• Проведение стратегического анализа
• Разработка стратегии компании
• Определение приоритетных для развития бизнес-процессов
• Проведение аудита
• Продажа различных продуктов
• Описывание и анализ бизнес-процессов
• Оценка рисков
• Предложение улучшений и их внедрений
• Настраивание эффективной работы всех подразделений

Итоги

Менеджер по бизнес-решениям — это человек, который ответственен за разработку и оптимизацию процессов компании. Дело в том, что эффективные процессы значительно увеличивают работоспособность персонала, что улучшает взаимодействие с контрагентами и клиентами фирмы. Неправильные или неэффективные решения приводят к неверной работе и процессам, которые повышают риски потери прибыли, недовольства среди сотрудников и ненужных трат. Все это снижает рейтинг и репутацию компании.

Компания не может грамотно исполнять бизнес-задачи без наличия в штате бизнес-менеджера. Этот человек ответственен за сбор и анализ сведений о положении дел на предприятии, найти реальные возможности для роста в условиях экономической нестабильности, разрабатывать стратегию развития, а также спрогнозировать возможные риски.

Можно с уверенностью сказать, что в будущем востребованность таких специалистов будет расти на рынке труда.