Компания не работает, но отчетность сдавать нужно: какие обязанности сохраняются у бизнеса в России

Содержание:

• Что считать отсутствием деятельности
• Почему нельзя просто перестать сдавать отчетность
• Какие отчеты сдает ООО без деятельности
• Нужно ли сдавать отчетность ИП без деятельности
• Когда можно использовать единую упрощенную декларацию
• Частые ошибки компаний
• Что будет, если не сдавать отчетность
• Нужно ли платить налоги, если компания не ведет деятельность
• Когда выгоднее ликвидировать компанию
• Как снизить риски и избежать штрафов
• Итоги

Некоторые предприниматели считают, если компания временно не ведет деятельность, то и обязательств перед государством нет. На практике это одно из самых распространенных заблуждений. Даже если ООО или ИП не получает доход, не заключает договоры, не проводят платежи и фактически «заморозили» бизнес, они должны выполнять ряд требований законодательства. Одно из них — подача отчетности. Но как формировать документ, если нет выручки и трат? Об этом рассказали в нашей статье.

Что считать отсутствием деятельности

Компания, которая не ведет деятельность в нашей стране — это организация, у которой нет выручки, движения денег на счетах, объектов налогообложения, начисления заработной платы сотрудникам, других хозяйственных операций. И эти факторы должны отсутствовать одновременно.

Но даже если нет реальной бизнес-деятельности, компания существует как юридическое лицо. Она остается на учете в налоговой инспекции, а значит, обязана соблюдать требования законодательства.

Помните, отсутствие прибыли и отсутствие деятельности — не одно и то же. Например, если организация оплачивает банковское обслуживание, аренду офиса или услуги связи, то хозяйственная деятельность уже ведется, пусть и без получения доходов.

Почему нельзя просто перестать сдавать отчетность

По российскому законодательству обязанность по представлению отчетности возникает не из-за прибыли, а из-за статуса налогоплательщика. Согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы налоговые декларации, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах. При этом пункт 1 статьи 80 НК РФ гласит, что налоговая декларация — заявление налогоплательщика об объектах налогообложения, полученных доходах, произведенных расходах и других данных, необходимых для исчисления и уплаты налога. Если показателей нет, это не освобождает от обязанности предоставлять декларацию. В таких случаях она может быть нулевой.

Декларации по налогам и бухгалтерская отчетность могут отражать нулевые показатели. Важно — направить документацию в установленные законом сроки. Если в отчетном периоде не было транзакций или оплат, можно предоставить единую упрощенную декларацию вместо нескольких отдельных. Но и она не заменит отчетность по страховым взносам и НДФЛ.

Какие отчеты сдает ООО без деятельности

Перечень зависит от системы налогообложения, наличия сотрудников, деятельности организации.

Бухгалтерская отчетность

Даже если компания не работала весь год, она должна подготовить годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность. В нее входят:

• бухгалтерский баланс;
• отчет о финансовых результатах;
• приложения и пояснения (если они обязательны).

Для субъектов малого предпринимательства есть упрощенные формы бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерскую отчетность нужно сдавать только в электронном виде. Ее направляют налоговые органы в установленные законодательством сроки.

Налоговые декларации

Если компания применяет ОСНО, УСН или ЕСХН, отсутствие деятельности не освобождает ее от подачи декларации по налогам. В зависимости от ситуации организация предоставляет:

• нулевые декларации;
• единую упрощенную налоговую декларацию (ЕУД), если соблюдаются необходимые условия.

Использовать ЕУД можно, когда одновременно отсутствуют движение денежных средств по счетам/кассе и нет объектов налогообложения.

Отчетность по сотрудникам

Если работников нет вовсе, часть кадровой отчетности сдавать не нужно. Но если в компании числится директор, сотрудники находятся в отпуске без содержания или были начисления в пользу физических лиц, сдавать отчет потребуется. Например, расчет по страховым взносам можно сдать одновременно с нулевыми показателями, если организацию признали плательщиком страховых взносов.

Нужно ли сдавать отчетность ИП без деятельности

Для индивидуальных предпринимателей правила другие. Если ИП не ведет деятельность, обязанности зависят от выбранного налогового режима. Например:

• На УСН предоставляют нулевую декларацию
• На ОСНО — соответствующие налоговые декларации
• На АУСН часть информации передается автоматически, но отсутствие доходов не всегда освобождает ИП от других требований законодательства

Кроме того, если у ИП есть сотрудники, сохраняется обязанность по кадровой и зарплатной отчетности.

Когда можно использовать единую упрощенную декларацию

Единая упрощенная декларация заменяет сразу несколько налоговых деклараций. Но воспользоваться ею можно только при выполнении двух обязательных условий:

• Нет любых операций по банковским счетам и кассе
• Нет объектов налогообложения

Если нарушается хотя бы одно из условий, нужно сдавать обычные налоговые декларации по соответствующим налогам.

Частые ошибки компаний 

На практике бухгалтеры и собственники бизнеса регулярно сталкиваются с одинаковыми ошибками:

1. Считают, что отсутствие доходов освобождает от отчетности. Самое распространенное заблуждение. Пока организация существует юридически, обязанности по отчетности сохраняются.
2. Игнорируют банковские операции. Даже автоматическое списание комиссии банка уже считается движением денежных средств. В этом случае использовать единую упрощенную декларацию уже нельзя.
3. Забывают о директоре. Даже если он — единственный учредитель и не получает заработную плату, некоторые формы отчетности придется сдавать. Здесь нужен анализ конкретной ситуации.
4. Не сдают бухгалтерскую отчетность. Некоторые руководители считают, что бухгалтерский баланс нужен только работающему бизнесу. Это не совсем так. Годовая бухгалтерская отчетность обязательна почти для всех организаций независимо от реальной хозяйственной деятельности.

Что будет, если не сдавать отчетность

Если игнорировать обязанность, можно столкнуться с последствиями:

• Штрафами за непредставление деклараций
• Штрафами за отсутствие бухгалтерской отчетности
• Блокировкой расчетного счета
• Требованиями налоговой инспекции о представлении пояснений
• Дополнительными проверками
• Риском исключения организации из ЕГРЮЛ как недействующей при наличии установленных законом оснований

Даже если сумма налогов равна нулю, обязанность своевременно представить отчетность остается.

Нужно ли платить налоги, если компания не ведет деятельность

Отсутствие хозяйственной деятельности — не равно отсутствие налоговых обязательств. Если у компании нет доходов, расходов, объектов налогообложения, сумма налога к уплате может быть равна нулю. Но это не освобождает компанию от обязанности своевременно сдавать налоговую отчетность.

Но есть ситуации, когда даже неработающая организация должна перечислять отдельные платежи. Например, если компания владеет недвижимостью, земельным участком или транспортным средством, она может оставаться плательщиком имущественных налогов независимо от коммерческой деятельности. Еще при наличии сотрудников сохраняется обязанность по уплате страховых взносов и удержанию НДФЛ с выплачиваемых доходов.

Перед тем, как сделать вывод об отсутствии налоговых обязательств, проанализируйте все активы компании и определите, не возникают ли объекты налогообложения.

Когда выгоднее ликвидировать компанию

Иногда собственники годами сохраняют «спящую» организацию, если надеются однажды вернуться к бизнесу. Однако если вы не хотите возобновлять деятельность в ближайшее время, оцените затраты на ежегодное сопровождение компании:

• бухгалтерское обслуживание;
• подготовку и сдачу отчетности;
• банковское обслуживание;
• выпуск и продление электронной подписи;
• юридическое сопровождение.

Иногда ликвидация оказывается дешевле, чем многолетнее содержание неработающей организации.

Как снизить риски и избежать штрафов

Простые рекомендации помогут избежать претензий со стороны налоговых органов:

1. Заранее составьте календарь сдачи отчетности и контролируйте все установленные сроки. Нулевая декларация сдается в те же сроки, что и обычная.
2. Регулярно проверяйте расчетный счет. Автоматическое списание комиссии банка, процентов за обслуживание или иных платежей считается движением денежных средств и может повлиять на состав отчетности.
3. Следите за актуальностью электронной подписи. Из-за просроченной ЭЦП вы не сможете вовремя отправить документы: это повлечет штрафные санкции.

Наконец, если компания не планирует возобновлять деятельность в ближайшие годы, стоит оценить целесообразность ее дальнейшего существования. Иногда официальная ликвидация или исключение неиспользуемого юрлица поможет сократить расходы на бухгалтерское сопровождение и исключить риск штрафов за непредставленную отчетность.

Итоги

Отсутствие деятельности — не отсутствие обязанностей. Пока компания или ИП числится в реестре ЕГРЮЛ или ЕГРИП, она должна выполнять требования законодательства и представлять бухгалтерскую и налоговую отчетность.

Конкретный перечень документов зависит от системы налогообложения, наличия работников, движения денежных средств и других факторов. Если операций нет вообще можно воспользоваться единой упрощенной декларацией, но ее применяют только при соблюдении установленных условий.

Чтобы избежать штрафов, блокировки счетов, претензий налоговых органов, своевременно оценивайте статус компании и соблюдайте все требования по отчетности даже в период простоя.