Akkreditierung von Filialen und Repräsentanzen

Um in Russland Geschäfte zu führen, gründen ausländische Investoren üblicherweise entweder eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung in Form einer OOO oder eine Filiale bzw. Repräsentanz in Russland. Die Eröffnung einer Filiale oder Repräsentanz setzt eine entsprechende Akkreditierung voraus. Das Verfahren für die Akkreditierung ist um einiges komplexer und aufwändiger als die Gründung einer OOO.

Dennoch entscheiden sich viele Unternehmer für genau diese Geschäftsform, um ihrer Tätigkeit in Russland nachzugehen. Warum ist dies so?

Was ist eine Filiale und eine Repräsentanz? Worin unterscheiden sie sich?

Die Repräsentanz ist eine Untereinheit einer ausländischen juristischen Person, welche zur Vertretung und zum Schutz ihrer Interessen gegründet wurde. Eine Repräsentanz schließt im Namen der ausländischen Gesellschaft Verträge ab, kontrolliert deren Ausführung und kümmert sich um die Interessenvertretung. In der Regel wird die Repräsentanz für nicht-kommerzielle Aktivitäten gegründet.

Eine Filiale hat dieselben Funktionen wie eine Repräsentanz, kann aber zusätzlich auch unternehmerisch tätig sein, etwa bei der Herstellung und dem Vertrieb von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen (operatives Geschäft).

Eine eigene Rechtspersönlichkeit im Sinne des Gesetzes haben dabei weder die Filiale noch die Repräsentanz. Beide handeln stets im Namen der über ihnen stehenden juristischen Person.

Welche Unterlagen sind für die Registrierung einer Filiale bzw. Repräsentanz erforderlich?

Folgende Unterlagen sind vorzulegen:

  • Antrag auf Akkreditierung;
  • Gründungsunterlagen der ausländischen Gesellschaft, mit einer notariell beglaubigten Übersetzung und versehen mit Apostille;
  • Auszug aus dem Register der juristischen Personen des Gründungslandes bzw. ein gleichwertiges Dokument, welches den Status der ausländischen juristischen Person bestätigt, ebenso mit einer notariell beglaubigten Übersetzung und Apostille versehen;
  • Bestätigung der steuerlichen Erfassung im Gründungsland mit Angabe der Steuernummer oder einer stattdessen verwendeten Nummer, ebenso mit einer notariell beglaubigten Übersetzung und Apostille;
  • Beschluss über die Gründung der Filiale bzw. Repräsentanz in Russland, mit einer notariell beglaubigten Übersetzung und Apostille;
  • Satzung der ausländischen Filiale bzw. Repräsentanz;
  • Vollmacht für den Leiter der Filiale bzw. Repräsentanz, mit einer notariell beglaubigten Übersetzung und Apostille;
  • Bestätigung über die erfolgte Entrichtung der Eintragungsgebühr.

Welche Vorteile hat es, die Geschäfte über eine Filiale oder Repräsentanz zu tätigen?

Der wichtigste Vorteil der Ausübung der Geschäftstätigkeit über Repräsentanzen ist die Verminderung der Währungskontrolle seitens der russischen Behörden. Somit muss etwa beim Transfer von Geldern an die Muttergesellschaft kein Transaktionspass ausstellt werden (ein spezifisches Dokument, welches bei grenzüberschreitenden Rechtsgeschäften zu erstellen ist).

Welche Kosten entstehen bei der Akkreditierung?

Die Eintragungsgebühr für die Akkreditierung beläuft sich auf 120.000,00 Rubel (ca. 1.700,00 Euro).

Die Arbeitnehmerzahl bestätigen zu lassen kostet 18.000,00 Rubel (ca. 250 Euro).

Zusätzliche Kosten entstehen für Notarleistungen, Übersetzungen und Apostillierung der Dokumente.

Wieviel Zeit nimmt die Akkreditierung in Anspruch?

Der größte Zeitauswand entfällt auf die Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen. Die Registrierung selbst wird innerhalb von ca. 45 Tagen vollzogen, wovon 3 bis 5 Tage auf die Einholung der Bestätigung von der Handels- und Industriekammer der Russischen Föderation entfallen. Weitere 25 Arbeitstagen sind dann für die Eintragung durch die Steuerbehörde zu veranschlagen.

In welchen Fällen kann die Akkreditierung versagt werden?

Die häufigsten Versagungsgründe sind:

  • Die für die Akkreditierung erforderlichen Dokumente wurden nicht oder nicht rechtzeitig eingereicht oder formelle Voraussetzungen wurden nicht erfüllt;
  • Es wurden falsche Angaben gemacht;
  • Die Ziele der Repräsentanz oder Filiale stehen im Widerspruch zur Verfassung und Gesetzgebung der Russischen Föderation.

Was für Schwierigkeiten können bei der Akkreditierung auftreten?

Auch wenn das Akkreditierungsverfahren auf den ersten Blick nicht kompliziert erscheint, können viele Schwierigkeiten auftreten. Insbesondere sind hier die zahlreichen Anforderungen an das einzureichende Dokumentenpaket zu nennen wie Unterschriften, Stempel, Apostillen und Übersetzungen. Ebenso müssen die inhaltlichen Vorgaben strikt eingehalten werden.

Eine Nichteinhaltung dieser Anforderungen hat die Verweigerung der Akkreditierung zur Folge, wobei die bereits entrichtete Registrierungsgebühr nicht zurückerstattet wird.

Wie läuft der Prozess der Akkreditierung ab?

Eine Akkreditierung läuft in nur 3 Schritten ab:

  1. Einreichung des Antrags bei der Handels- und Industriekammer der Russischen Föderation zur Bestätigung der Arbeitnehmerzahl der Filiale bzw. Repräsentanz;
  2. Einreichung der Unterlagen bei der Steuerbehörde № 47 der Stadt Moskau;
  3. Erhalt der Bestätigung über die Eintragung im entsprechenden einheitlichen staatlichen Register.

Unsere Leistungen

VALEN unterstützt Sie in allen Angelegenheiten bei der Akkreditierung Ihrer Filiale bzw. Ihrer Repräsentanz in Russland. Wir stehen Ihnen bei jedem Schritt des Verfahrens zur Seite:

  • Wir beraten Sie zu allen Fragen im Zusammenhang mit der Akkreditierung;
  • Wir unterstützen Sie bei der Suche nach einem Unternehmenssitz bzw. den entsprechenden Büroräumen und helfen bei der Vorbereitung der notwendigen Dokumente;
  • Wir bereiten für Sie alle Antragsunterlagen vor;
  • Wir stellen für Sie den Antrag und holen die Registrierungsbestätigung ab.